Biura przyszłości – nowe trendy zmieniające rynek w Polsce

Globalne przemiany gospodarcze przekształcają sposób funkcjonowania firm i projektowania miejsc pracy. Raport „25 trendów, które zmienią Twoje biuro w 2025 roku”, opracowany przez Walter Herz wraz z ekspertami z firm Workplace, ISS Polska, DECISIVE Szmigiel, Papros, Gregorczyk oraz Brill AV Media, przedstawia kluczowe trendy wpływające na rynek biurowy w Polsce. Raport jest skierowany do przedsiębiorstw, które chcą tworzyć efektywne i optymalnie zaprojektowane przestrzenie dostosowane do nowoczesnego modelu pracy hybrydowej.

Rynek biur i preferencje najemców

Wzrost popularności pracy hybrydowej znacząco wpłynął na popyt na mniejsze powierzchnie biurowe i spowodował, że firmy szukają biur w atrakcyjnych, centralnych lokalizacjach, zapewniających wysoką jakość przestrzeni i sprzyjających pracy zespołowej. Według Jarosława Zdzitowieckiego z Walter Herz, biura stają się przede wszystkim miejscami do spotkań, integracji i budowania relacji w firmie, a przestrzenie sprzyjające takim interakcjom mają coraz większe znaczenie. Rośnie popyt na biura przyjazne pracownikom, które oferują nowoczesne technologie i udogodnienia, stwarzające komfortowe środowisko pracy.

Mimo to rynek biurowy w Polsce boryka się z niską podażą nowych powierzchni, szczególnie w centrach dużych miast. Dostęp do dobrych lokalizacji jest ograniczony, a popyt na najwyższej jakości powierzchnie przewyższa podaż. W efekcie rosną koszty wykończenia i aranżacji biur (tzw. fit-out). Najemcy często szukają sposobów na kontrolę kosztów operacyjnych oraz renegocjacje umów. Wzrasta też popularność podnajmu powierzchni, co jest efektem optymalizacji przestrzeni przez firmy.

Nowoczesny design przestrzeni biurowych

Biura ewoluują, stając się miejscem budowania kultury organizacyjnej i animacji społeczności pracowników. Jak tłumaczy Bogusz Parzyszek z Workplace, nowoczesny design biur ma wspierać integrację i współpracę. Jednym z najważniejszych trendów jest eksperymentowanie z przestrzenią, co obejmuje wdrażanie wytycznych neuronaukowych – projektanci starają się tworzyć przestrzenie sprzyjające regeneracji psychiczno-fizycznej.

Dziś firmy koncentrują się na dostosowaniu biur do potrzeb osób, które regularnie korzystają z przestrzeni biurowej, zamiast przyciągać wszystkich pracowników. Coraz częściej stosowane są zaawansowane technologie, takie jak systemy rezerwacji miejsc pracy, które analizują rzeczywiste wykorzystanie powierzchni, redukując marnotrawstwo zasobów i zwiększając efektywność operacyjną biur. Wzrost produktywności i innowacyjności jest kluczowym celem, a projektowane przestrzenie mają wspierać stan „produktywno-innowacyjny” pracowników.

Fit-out i zrównoważony rozwój

Nowoczesne fit-out’y uwzględniają przede wszystkim trwałość, umiar oraz użyteczność. Jak zauważa Alicja Muszalska z ISS, rosnący nacisk na ekologię i oszczędność oznacza projektowanie przestrzeni z użyciem materiałów trwałych i pochodzących z recyklingu. Biura stają się bardziej funkcjonalne i butikowe, a nowoczesny sprzęt audiowizualny (AV) wspiera ich wielofunkcyjność.

Zróżnicowanie przestrzeni jest istotnym trendem – biura są projektowane z myślą o budowaniu więzi społecznych, co obejmuje podejście inkluzywne i uwzględniające różnorodność zespołów. Przestrzenie muszą równoważyć potrzeby społeczne z wymogami środowiskowymi, co jest jednym z wyzwań współczesnych projektantów.

Rola technologii w planowaniu biur

Technologia jest kluczowym elementem biur przyszłości, które stają się coraz bardziej zautomatyzowane i zaawansowane technologicznie. Jak podkreśla Cezary Gromko z Brill AV Media, jednym z najnowszych trendów jest integracja studiów podcastowych. Firmy dostrzegają korzyści z wprowadzenia rozwiązań, które wspierają wewnętrzną komunikację oraz strategię content marketingową, zwiększając atrakcyjność miejsc pracy dla pracowników.

Do biur wkraczają też interaktywne monitory, które pozwalają na wizualizację pomysłów i wspierają kreatywność zespołów projektowych. Innowacyjne technologie, takie jak USB-C, umożliwiają integrację wszystkich urządzeń na jednym biurku, co przyczynia się do lepszej organizacji przestrzeni i tworzy estetyczne, czyste środowisko pracy. Współczesne biura oferują też interaktywne strefy relaksu, gdzie pracownicy mogą zaangażować się w kreatywne formy rozrywki i edukacji.

Nowe klauzule w umowach najmu

Przekształcenia na rynku biurowym wpływają także na treść umów najmu. Jak wyjaśnia Andrzej Szmigiel z DECISIVE, nowe umowy coraz częściej zawierają klauzule Service Level Agreement (SLA), które mają na celu zagwarantowanie odpowiedniego poziomu usług ze strony wynajmujących. Najemcy kładą również nacisk na stosowanie energooszczędnych rozwiązań i wykorzystywanie zielonej energii przez budynki biurowe.

Dodatkowo coraz częściej firmy starają się uzyskać możliwość negocjowania indywidualnych umów na dostawę energii, co daje im większą samodzielność. Pojawiają się także zapisy dotyczące definicji siły wyższej i sankcji związanych z obostrzeniami wprowadzonymi przez USA oraz Unię Europejską wobec podmiotów objętych restrykcjami.

Podsumowanie

Raport Walter Herz wskazuje na dynamiczny rozwój rynku biurowego w Polsce, który dąży do dostosowania się do nowych realiów pracy hybrydowej i rosnących kosztów. Najemcy poszukują przestrzeni, które są nie tylko funkcjonalne, ale także promują kulturę organizacyjną, integrację zespołu oraz sprzyjają produktywności. W centrum uwagi znajduje się również ekologia, optymalizacja kosztów oraz zaawansowane technologie, które wspierają efektywne zarządzanie przestrzenią i nowoczesne modele pracy. Biura przyszłości będą bardziej zróżnicowane, inteligentne i zorientowane na budowanie relacji, co odzwierciedla nowe podejście do projektowania miejsc pracy.