Współczesne firmy coraz częściej sięgają po cyfrowe rozwiązania, które pozwalają usprawnić codzienną pracę i ograniczyć ilość papierowych dokumentów. Jednym z kluczowych narzędzi w tym zakresie jest elektroniczny obieg dokumentów – system, który pozwala zautomatyzować, uporządkować i przyspieszyć przepływ informacji wewnątrz organizacji. Dobrze wdrożony potrafi realnie wpłynąć na efektywność zespołów, ograniczyć błędy i przyspieszyć podejmowanie decyzji.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to właściwie znaczy?
Elektroniczny obieg dokumentów to nic innego jak cyfrowy sposób przetwarzania, zatwierdzania i archiwizowania dokumentów. Zastępuje on tradycyjne metody – drukowanie, ręczne podpisywanie, skanowanie czy fizyczne przekazywanie między działami. Dzięki integracji z systemami ERP jak Microsoft Dynamics 365 Business Central możliwe jest pełne odwzorowanie firmowych procesów w środowisku cyfrowym: od momentu wpłynięcia dokumentu do firmy, aż po jego zaksięgowanie i archiwizację.
Dlaczego firmy decydują się na cyfrowy obieg dokumentów?
Główna motywacja to zazwyczaj potrzeba uporządkowania procesów oraz oszczędność czasu. W wielu firmach faktury, zamówienia, umowy czy dokumenty kosztowe wciąż krążą między biurkami, a ich obróbka wymaga zaangażowania kilku osób. To rodzi ryzyko opóźnień, zagubienia dokumentów czy błędów przy przepisywaniu danych. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala uniknąć takich sytuacji – każdy dokument ma przypisaną ścieżkę, wiadomo, kto jest za niego odpowiedzialny i na jakim etapie się znajduje. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule na stronie https://nav24.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow-dlaczego-warto-sie-nim-zainteresowac/.
Systemy takie jak Continia Document Capture czy SaldeoSMART umożliwiają automatyczne odczytywanie danych z faktur (OCR), ich dekretację, przypisywanie do odpowiednich projektów czy działów, a nawet automatyczne tworzenie zapisów księgowych. Co więcej, dostęp do dokumentów jest możliwy z każdego miejsca. Wystarczy dostęp do systemu. To szczególnie istotne w dobie pracy hybrydowej i rozproszonych zespołach.
Korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko wygoda, ale realne wsparcie dla kluczowych obszarów działalności firmy:
– przyspieszenie procesów decyzyjnych: kierownicy działów czy członkowie zarządu mogą zatwierdzać dokumenty jednym kliknięciem, bez potrzeby drukowania czy osobistych spotkań;
– zwiększenie kontroli i bezpieczeństwa: każda operacja jest rejestrowana, a dostęp do dokumentów można precyzyjnie ograniczać zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy;
– oszczędność czasu i kosztów: mniej pracy ręcznej to mniej błędów i więcej czasu na działania strategiczne. Mniejsze zużycie papieru, drukarek czy przestrzeni archiwalnej to również wymierne oszczędności;
– lepsza współpraca między działami: dzięki automatycznemu przypisywaniu dokumentów i jasnym statusom, pracownicy nie muszą pytać, „gdzie jest ta faktura”. Wszystko widać w systemie.
Rozwiązania dopasowane do potrzeb
W ofercie Nav24 znajdują się rozwiązania dopasowane do różnych typów firm i poziomu skomplikowania procesów dokumentowych. Dla organizacji korzystających z Dynamics 365 Business Central szczególnie dobrze sprawdza się Continia Document Capture, które działa w pełni wewnątrz systemu ERP i pozwala na automatyzację całego procesu – od odczytu danych z faktury po jej zaksięgowanie.
Z kolei SaldeoSMART to system chętnie wykorzystywany również w mniejszych firmach i biurach rachunkowych. Oferuje intuicyjny interfejs, łatwe zarządzanie dokumentami i możliwość integracji z wieloma systemami księgowymi. Oba rozwiązania wspierają tzw. OCR, czyli automatyczne rozpoznawanie treści na skanach dokumentów, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów przestaje być dodatkiem, a staje się standardem w nowoczesnych firmach. Usprawnia codzienną pracę, poprawia komunikację, zwiększa bezpieczeństwo i pozwala skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwijaniu biznesu. Warto więc rozważyć jego wdrożenie i skorzystać z doświadczenia partnerów, takich jak Nav24.