Delegacje służbowe w spółkach LTD muszą spełniać wymagania brytyjskiego prawa, by obniżyć podatek CIT. Jakie koszty można odliczyć i jak dokumentować wydatki, by uniknąć błędów? Poniżej znajdziesz krótki przewodnik.
Najważniejsze informacje
Podróż służbowa to wyjazd uzasadniony obowiązkami firmowymi, których nie można wykonać w siedzibie, czy standardowym miejscu pracy – delegacja musi wynikać z potrzeb służbowych i mieć charakter wyłącznie zawodowy, aby była kosztem podatkowym.
Kwalifikowane wydatki – w delegacji można odliczyć od podatku koszty transportu, zakwaterowania, wyżywienia i inne związane bezpośrednio z obowiązkami służbowymi i wynikającą z nich podróżą.
Sposób rozliczenia – aby dokonać rozliczenia z delegacji między pracownikiem a spółką można wybrać ryczałt (przekazanie ustalonej kwoty „z góry” na każdy dzień) lub rozliczenie na podstawie paragonów i faktur, po powrocie z wyjazdu.
Dokumentacja – rachunki i faktury dotyczące delegacji należy w spółce LTD przechowywać przez co najmniej 6 lat.
Kiedy wyjazd uznaje się za delegację?
Delegacja służbowa to niemal każda podróż poza miejsce pracy w celu wykonania zadań związanych z działalnością firmy. Może trwać kilka godzin lub maksymalnie 24 miesiące. Musi być w pełni służbowa i nie może obejmować aktywności prywatnych, które sprawiają, że wyjazd nie spełnia kryteriów delegacji i nie podlega odliczeniu. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i dyrektorów spółek LTD.
Koszty związane z delegacją – co można odliczyć?
HMRC pozwala na odliczenie wyłącznie wydatków ściśle powiązanych z celami służbowymi. Do najważniejszych kosztów zaliczają się:
- Transport – bilety lotnicze, przejazdy koleją czy paliwo do samochodów używanych służbowo.
- Zakwaterowanie – noclegi, w miejscach uzasadnionych biznesowo.
- Wyżywienie – posiłki: 1, 2, lub 3 na dobę, w zależności od czasu trwania delegacji (powyżej 5 godzin, powyżej 10 lub powyżej 24).
- Inne konieczne wydatki – koszty komunikacji, np. rozmowy służbowe czy opłaty parkingowe.
Wykluczone wydatki
Istnieją wydatki, które mogą zostać uznane przez HMRC za nadmierne lub prywatne i nie będą mogły zostać w takim przypadku odliczone. HMRC odrzuci np. zakupy pamiątek, atrakcje turystyczne, ekstrawaganckie noclegi czy posiłki, alkohol.
Sposoby rozliczania – ryczałt lub rachunki
Rozliczenie delegacji może przyjąć formę ryczałtu lub być oparte na fakturach i paragonach.
Ryczałt
To ustalona kwota dzienna, zwolniona z konieczności przetrzymywania dokumentacji dla HMRC.
Rozliczenie z fakturami
Wymaga zbierania dowodów zakupu, takich jak paragony, które firma gromadzi w swojej dokumentacji.
W jaki sposób rozlicza się delegację pracownika spółki LTD?
Rozliczenie delegacji pracownika spółki LTD z HMRC odbywa się głównie za pomocą formularza P11D. Na tym formularzu firma wykazuje świadczenia pozapłacowe, w tym zwrócone koszty delegacji, które mogą podlegać opodatkowaniu, jeśli przekraczają ustalone limity. Jeśli wydatki związane z delegacją zostały rozliczone zgodnie z limitami HMRC, nie ma konieczności ich zgłaszania na formularzu P11D, a koszty te mogą zostać ujęte w ogólnych wydatkach działalności.
Ponadto, w rocznym zeznaniu podatkowym spółki CT600, delegacyjne koszty zaliczone jako uzasadnione wydatki służbowe mogą być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodu, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania spółki.
Więcej szczegółów dotyczących delegacji w spółkach LTD opisujemy na blogu Tax Angels.