Wielu managerów zakłada, że sprzątanie wewnętrzne jest tańsze, bo mają pełną kontrolę nad zespołem. W praktyce okazuje się, że to właśnie model „in-house” potrafi generować najwięcej nieprzewidzianych kosztów i zajmować zaskakująco dużo czasu. Zwłaszcza wtedy, kiedy firma rośnie, zmienia biuro albo zwiększa liczbę pracowników. Decyzja o tym, czy sprzątać biuro samodzielnie, czy oddać to firmie zewnętrznej, nie powinna opierać się wyłącznie na kosztach wynagrodzeń. Prawdziwy koszt składa się z wielu elementów, które przez większość firm są… kompletnie niewidoczne. A to właśnie one najczęściej decydują o opłacalności całego procesu. Poniżej znajdziesz najważniejsze obszary, które warto przeanalizować, zanim uznasz, że sprzątanie wewnętrzne jest „tańsze i prostsze”.
Rosnące koszty rekrutacji i retencji pracowników
Rekrutacja pracowników sprzątających zawsze była trudna, ale ostatnie lata wyniosły to wyzwanie na zupełnie nowy poziom. Mniejsza dostępność pracowników, wyższa rotacja i presja płacowa sprawiają, że firmy coraz więcej czasu spędzają na szukaniu i wdrażaniu nowych osób.
Każde odejście pracownika to ogłoszenia, selekcja, wdrożenie i okres, w którym jakość pracy naturalnie spada. Część managerów wprost przyznaje, że rotacja w sprzątaniu potrafi „wyczyścić” kalendarz bardziej niż rotacja w działach biurowych.
Co ważne: tego kosztu zazwyczaj nie widać w budżecie „sprzątanie”. Pojawia się w czasie pracy administracji, HR-u i innych działów. Gdy outsourcing przejmuje cały proces rekrutacji i retencji, firma uwalnia nie tylko budżet, ale i sporą część zasobów operacyjnych.
Nieobecność pracowników
Absencje to jeden z tych kosztów, o których nikt nie mówi wprost, ale każdy manager je odczuwa. Gdy jedna osoba nie przyjdzie do pracy, a zespół jest mały, problemy pojawiają się natychmiast: trzeba znaleźć zastępstwo, przeorganizować grafik, przerzucić zadania na kogoś innego albo zaakceptować spadek jakości.
W biurach wielopiętrowych lub obiektach, gdzie codzienna czystość jest kluczowa, nawet jednodniowa nieobecność potrafi spowodować chaos i serię zgłoszeń od pracowników lub najemców. Wtedy ktoś z administracji musi reagować, a to kosztuje czas i nerwy.
Firma zewnętrzna ma w zanadrzu pracowników rezerwowych i zastępstwa. Nieobecność jednej osoby nie zmienia jakości usługi. Dla wielu firm to największa przewaga outsourcingu.
Niewidzialne koszty
Kolejnym kosztownym aspektem sprzątania wewnętrznego są wszystkie narzędzia i materiały, z których korzysta ekipa sprzątająca. Mowa o takich rzeczach jak odkurzacze, maszyny do podłóg, wózki, chemię profesjonalną, rękawiczki, mopy, a także podstawowe rzeczy higieniczne, jak papier toaletowy czy ręczniki.
To brzmi banalnie, ale bez kontroli ten obszar bardzo szybko „puchnie”. Każdy z tych elementów trzeba zamówić, skontrolować, dostarczyć, naprawić albo wymienić. W wielu firmach nikt nie prowadzi dokładnych statystyk zużycia materiałów, a to otwiera drogę do strat — czasowych i finansowych.
Najczęściej wygląda to tak: kończy się chemia, ktoś dzwoni do dostawcy. Pęknie kij od mopa, trzeba kupić nowy. Maszyna zaczyna działać gorzej, wymaga serwisu lub naprawy. Zaczyna się robić coraz więcej drobnych kosztów, które razem składają się na duży rachunek.
Do tego dochodzą czynności zamówieniowe. Pytanie brzmi: czy manager naprawdę chce spędzać czas na organizowaniu dostaw ręczników papierowych, czy może lepiej oddelegować to firmie, która zajmuje się tym 24/7?
W wielu firmach znacznie taniej i wygodniej jest oddelegować ten obszar profesjonalnej firmie sprzątającej, która przejmuje na siebie zamówienia, serwis sprzętu i pełną organizację pracy.
Czas administracji i nadzoru
Wewnętrzny zespół sprzątający wymaga opieki. Trzeba rozliczyć godziny, zaplanować grafik, sprawdzić stan sprzętu, odpowiedzieć na zgłoszenia z biura, zorganizować zastępstwo i co jakiś czas porozmawiać z pracownikami o jakości pracy.
To wszystko są mikroczynności, które rozbijają dzień pracy managera. Często nie trafiają do żadnego raportu, a jednak mają realny wpływ na efektywność i koszty operacyjne. Kiedy firma rośnie, tych obowiązków jest coraz więcej. Drobne tematy zaczynają zajmować coraz więcej czasu.
Outsourcing odciąża administrację z całego tego nadzoru. Firma zewnętrzna odpowiada za plan, jakość, rotację, sprzęt, serwis i kontrolę. Klient otrzymuje efekt, a nie proces.
Problemy jakościowe
Jakość sprzątania wpływa na dużo więcej niż estetykę biura. To także komfort pracy zespołów, bezpieczeństwo, żywotność podłóg i mebli, a nawet wizerunek firmy. Niedokładne mycie podłóg, zalegające odpady, brudne sanitariaty czy niedziałające dozowniki są widoczne od razu.
Problem w tym, że niewielkie zespoły wewnętrzne rzadko mają procedury kontrolne, checklisty czy regularne audyty. Przez to problemy jakościowe ujawniają się dopiero wtedy, gdy są poważne. I dopiero wtedy zaczynają generować koszty.
Firma zewnętrzna, która pracuje w dziesiątkach obiektów, ma dopracowane standardy. To przekłada się na stabilność jakości i mniejsze ryzyko dla organizacji.
Brak elastyczności
Biura żyją własnym rytmem. Wydarzenia firmowe, delegacje, remonty, przeprowadzki, reorganizacje przestrzeni, nagłe potrzeby. W takich momentach zespoły wewnętrzne często nie nadążają, bo mają ograniczoną liczbę pracowników i sztywne grafiki.
W takich sytuacjach zaczynają się nadgodziny albo poszukiwanie wsparcia na ostatnią chwilę. To są koszty, których nikt nie planuje, a które pojawiają się regularnie.
Zewnętrzna firma sprzątająca ma możliwość szybkiego skalowania zespołu. Potrafi wysłać dodatkowe osoby w ciągu kilku godzin i obsłużyć nawet duże zmiany.
Kiedy opłaca się przejść na model zewnętrzny?
Najczęściej wtedy, kiedy:
-
firma rośnie lub często zmienia potrzeby,
-
administracja jest przeciążona drobnymi zadaniami,
-
sprzęt zaczyna generować koszty,
-
pojawiają się skargi na jakość,
-
zespół wewnętrzny ma rotację,
-
koszty materiałów i zakupów są nieprzewidywalne.
Outsourcing nie zawsze jest tańszy w prostych kalkulacjach, ale w zdecydowanej większości organizacji jest bardziej przewidywalny, mniej angażujący i łatwiejszy w zarządzaniu.
W takich sytuacjach coraz częściej lepiej sprawdzają się sprawdzone rozwiązania outsourcingu sprzątania, które pozwalają firmom pracować stabilniej i przewidywalnie.