W wielu firmach wciąż królują maile, excele i papierowe segregatory. Dopóki firma jest mała, taki model jakoś działa. Problem zaczyna się wtedy, gdy rośnie liczba pracowników, dokumentów, oddziałów i przełożonych. Wtedy łatwo zgubić fakturę, przegapić termin płatności albo utknąć z umową „na czyimś biurku”. Odpowiedzią na ten chaos jest Comarch BPM – system do zarządzania procesami biznesowymi i elektronicznym obiegiem dokumentów.
Comarch BPM – co to za rozwiązanie?
Comarch BPM (Business Process Management) to platforma, która łączy w jednym narzędziu:
-
modelowanie i automatyzację procesów (workflow),
-
elektroniczny obieg dokumentów (DMS),
-
centralne repozytorium danych i dokumentów,
-
integrację z systemami finansowo–księgowymi i ERP.
W praktyce oznacza to, że każdy dokument – faktura, umowa, wniosek urlopowy, reklamacja, zgłoszenie IT – trafia do jednego systemu, dostaje jasno określoną ścieżkę akceptacji i nie ginie w czeluściach maili czy szuflad.
Jak działa Comarch BPM w codziennej pracy?
Wyobraź sobie typowy proces: do firmy przychodzi faktura kosztowa. Zamiast drukowania, podpisywania „na kartce” i noszenia po pokojach, dokument:
-
Trafia do systemu Comarch BPM – ręcznie, przez skan, mailowo lub poprzez moduł OCR.
-
Zostaje automatycznie przypisany do odpowiedniej kategorii oraz centrum kosztów.
-
Idzie do opisania i akceptacji przez właściwe osoby zgodnie z ustalonym schematem.
-
Po akceptacji jest przekazywany do księgowości i archiwum elektronicznego.
Cały proces jest widoczny na każdym etapie – wiadomo, kto ma dokument, ile już u niego leży i co jeszcze musi się wydarzyć, aby trafił do ksiąg.
Dokładnie w ten sam sposób można obsłużyć:
-
umowy z klientami i dostawcami,
-
wnioski urlopowe i delegacje,
-
zgłoszenia serwisowe i IT,
-
wnioski zakupowe i inwestycyjne,
-
reklamacje i zapytania klientów.
Konfigurator procesów – siła low-code w Comarch BPM
Jednym z największych atutów Comarch BPM jest możliwość konfigurowania procesów bez konieczności ciągłego angażowania programistów. System działa w modelu low-code:
-
procesy buduje się w prostym, graficznym edytorze (przeciąganie i upuszczanie elementów),
-
można definiować role, etapy, warunki przejścia i reguły biznesowe,
-
formularze (karty obiegu) da się dopasować do specyfiki firmy – dodać pola, ustawić ich obowiązkowość, walidacje, widoczność.
Dzięki temu Comarch BPM nie jest „sztywnym” systemem, który wymusza gotowe schematy, ale platformą, którą można dopasować do sposobu działania konkretnej organizacji.
Integracje – Comarch BPM w roli centrum dowodzenia
W nowoczesnej firmie rzadko kiedy funkcjonuje tylko jedno narzędzie. Dlatego Comarch BPM został zaprojektowany jako element większego ekosystemu:
-
współpracuje z systemami ERP (np. do wystawiania dokumentów księgowych na podstawie zatwierdzonych faktur czy zamówień),
-
może korzystać ze wspólnych słowników (kontrahenci, struktura organizacyjna, produkty),
-
wymienia dane z innymi rozwiązaniami w firmie (system finansowy, kadrowy, CRM, helpdesk).
W efekcie dokument raz wprowadzony do obiegu nie wymaga już przepisywania w innych systemach. To ogranicza liczbę pomyłek i przyspiesza pracę.
Mobilność i praca zdalna
Praca hybrydowa i zdalna to standard. Comarch BPM wspiera ten model dzięki:
-
dostępowi przez przeglądarkę,
-
aplikacjom mobilnym,
-
powiadomieniom o nowych zadaniach i zbliżających się terminach.
Dyrektor finansowy może zatwierdzić fakturę z telefonu, menedżer działu – wniosek zakupowy w czasie delegacji, a członek zarządu – umowę bez konieczności bycia fizycznie w biurze. Procesy nie zatrzymują się tylko dlatego, że część zespołu pracuje z domu.
Jakie procesy warto przenieść do Comarch BPM?
Choć wiele firm zaczyna od obiegu faktur, potencjał Comarch BPM jest dużo większy. Na jednej platformie można obsłużyć:
-
Finanse i księgowość – faktury kosztowe i sprzedażowe, budżety, obieg zamówień, akceptacja wydatków, rozliczenia delegacji.
-
HR i administrację – wnioski urlopowe, aneksy do umów, szkolenia, zgłoszenia BHP, zarządzanie flotą.
-
Zarząd i prawo – obieg umów, pełnomocnictwa, uchwały, wnioski na zarząd.
-
Sprzedaż i zakupy – zapytania ofertowe, zamówienia, ocena dostawców, obieg reklamacji.
-
IT i utrzymanie – zgłoszenia helpdesk, nadawanie uprawnień, obieg zgłoszeń serwisowych.
Im więcej procesów zbierzemy w jednym systemie, tym większą przejrzystość i kontrolę zyskuje organizacja.
Korzyści z wdrożenia Comarch BPM
Wdrożenie Comarch BPM przynosi wymierne efekty biznesowe, które można odczuć w wielu obszarach:
-
Skrócenie czasu procesów
Mniej czekania na podpis, mniej przypominania mailami, mniej „szukania dokumentu”. System sam pilnuje ścieżek i terminów. -
Większa przejrzystość
W każdej chwili wiadomo, na jakim etapie jest sprawa, kto ją aktualnie obsługuje i co już zostało zrobione. -
Redukcja błędów i duplikacji
Dane wprowadza się raz, a później są wykorzystywane w kolejnych systemach i procesach. Odpada przepisywanie faktur z maili czy skanów. -
Bezpieczeństwo i porządek
Dokumenty trzymane są w jednym, uporządkowanym repozytorium, z odpowiednimi uprawnieniami i historią zmian. Łatwo spełnić wymagania audytowe i regulacyjne. -
Wsparcie dla rozwoju firmy
Gdy organizacja rośnie, przybywa procesów i dokumentów. Comarch BPM pozwala skalować się bez dokładania kolejnych „łatek” i chaotycznych rozwiązań. -
Lepsza współpraca między działami
Zamiast niekończących się maili i załączników, każdy widzi te same dane i pracuje w jednym środowisku.
Dla kogo Comarch BPM będzie dobrym wyborem?
Comarch BPM sprawdzi się szczególnie w firmach:
-
średnich i dużych,
-
o rozbudowanej strukturze (wiele działów, oddziałów, filii),
-
przetwarzających duże ilości dokumentów,
-
planujących lub realizujących transformację cyfrową,
-
mających już system ERP i chcących uporządkować procesy wokół niego.
Dla takich organizacji Comarch BPM staje się cyfrowym „kręgosłupem” – osią, wokół której porządkują się wszystkie kluczowe procesy.
Podsumowanie
Comarch BPM to nie tylko system do obiegu faktur, ale kompleksowa platforma do zarządzania procesami w firmie. Pozwala odejść od papieru, uporządkować przepływ dokumentów, przyspieszyć akceptacje i uzyskać pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w organizacji.
Jeżeli w firmie coraz częściej słyszysz pytania „gdzie jest ta faktura?”, „kto ma teraz tę umowę?” albo „dlaczego to tyle trwa?”, to znak, że warto rozważyć wdrożenie rozwiązania klasy Comarch BPM – i zrobić krok w stronę prawdziwej cyfryzacji procesów.