Dysponujesz dokumentami zawierającymi dane chronione, które wymagają regularnej i zgodnej z prawem utylizacji. Posiadasz także domową niszczarkę i chcesz wykorzystać ją właśnie w celu ich niszczenia. Czy coś może pójść nie tak? Czy lepiej skorzystać z usługi zewnętrznej? Przekonajmy się.
Domowa niszczarka — sprawdź, czy spełnia wymagania
Na początku ustalmy jedno — niszczarka to jeden z podstawowych sprzętów biurowych. Jeśli ją zatem posiadasz, to z pewnością wydajność pracy Twojej i Twoich pracowników jest większa. Jednak — i o tym należy pamiętać — niszczenie dokumentów wymaga posiadania sprzętu spełniającego odpowiednie kryteria.
Wyróżniamy niszczarki:
- tnące w paski: zwykle jest to tani sprzęt, który wykorzystywany może być tylko do niszczenia dokumentów jawnych,
- tnące w ścinki: to lepszy sprzęt, jednak wciąż musi on spełniać odpowiednie wymagania.
O nich wymaganiach mowa? Chodzi o normę DIN 66399. Jest to niemiecki standard określający wymagania dotyczące bezpiecznego niszczenia dokumentów i nośników danych. Profesjonalne niszczarki to te o poziomie co najmniej P-4. Im wyższa wartość, tym mniejsze są ścinki z dokumentów, których odtworzenie staje się niemożliwe.
Jeśli zastanawiasz się jak utylizować dokumenty przy użyciu niszczarki, pamiętaj również o tym, że dokumenty papierowe to nie jedyne nośniki danych. Dodatkowy sprzęt potrzebny jest do niszczenia płyt CD, czy kart kredytowych.
Mała firma — małe wyzwania?
Wielu przedsiębiorców popełnia ten sam błąd — sądzą, że prowadząc niewielką firmę, mogą wykorzystać do utylizacji dokumentów typową niszczarkę domową. Przekonanie to związane jest z małą liczbą dokumentów, jakimi obraca na co dzień firma.
Tymczasem istotne jest coś innego. Zasady dotyczące tego, jak niszczyć dokumenty są niezależne od wielkości firmy. Każda liczba dokumentów podlega tym samym przepisom ich niszczenia i utylizacji, które przewidziane są w dokumentach prawnych, takich jak RODO. Utylizacja dokumentów w Opolu może z powodzeniem zostać oddelegowana w ręce profesjonalnej firmy. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy wielką firmę.
Niszczarka nie wystarczy — dlaczego warto rozważyć usługę zewnętrzną?
Odpowiedni sprzęt musi spełniać wskazane normy, to jednak nie wszystko. O czym jeszcze musisz pamiętać:
- zapewnienie nieodwracalności efektu zniszczenia dokumentów,
- zachowanie procedur bezpieczeństwa podczas utylizacji dokumentów,
- dokumentowanie przebiegu procesu niszczenia.
Zatem jak niszczyć dokumenty prawidłowo, wykorzystując do tego niszczarkę? Sęk w tym, że w ogóle nie musisz się nad tym zastanawiać. Niszczenie dokumentów w Opolu może być znacznie łatwiejsze. Rozwiązaniem jest skorzystanie z usług fachowców oferujących mobilne niszczenie dokumentów i ich utylizację przy wykorzystaniu metody bezpiecznych pojemników.
Prosta niszczarka tnąca w paski, o której mowa była na początku artykułu, zdecydowanie przyda Ci się do niszczenia bieżącej, jawnej dokumentacji: notatek, nieaktualnych szkiców, drobnych materiałów reklamowych.
Całą resztę warto oddelegować. Procedury niszczące, którymi kierują się firmy zewnętrzne, spełniają wszelkie niezbędne wymogi prawne. Usługa zewnętrzna, to nie tylko prawidłowo zniszczone dokumenty, to także odzyskany czas Twój i Twoich pracowników.