Gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (1.01.2025–31.12.2025), terminy za 2025 wynikają z prostego schematu: najpierw sporządzenie, potem zatwierdzenie, na końcu złożenie do KRS. Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone i podpisane elektronicznie do 31 marca 2026 r.
Zatwierdzenie następuje uchwałą wspólników albo akcjonariuszy najpóźniej do 30 czerwca 2026 r. i ta data jest kluczowa, bo od niej liczy się czas na wysyłkę dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Jeśli pojawia się pytanie do kiedy sprawozdania do KRS, odpowiedź brzmi: w 15 dni od zatwierdzenia. Gdy uchwała zapadnie 30 czerwca, termin najczęściej wypada 15 lipca 2026 r.
Kogo dotyczy obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego?
Obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego dotyczy jednostek, które sporządzają sprawozdanie na podstawie ustawy o rachunkowości, a następnie muszą je przyjąć uchwałą właściwego organu. Najczęściej spotykane sytuacje obejmują:
- spółki z o.o., w których zatwierdzenia dokonuje zgromadzenie wspólników
- spółki akcyjne oraz PSA, gdzie decyzję podejmuje walne zgromadzenie
- spółki osobowe prowadzące księgi rachunkowe, gdy sprawozdanie jest wymagane przepisami
- fundacje i stowarzyszenia, jeśli sporządzanie sprawozdania finansowego wynika z zasad rachunkowości
Po stronie zarządu zapewnione musi być przygotowanie dokumentów i zwołanie organu zatwierdzającego, bo bez uchwały nie da się domknąć procesu.
Zatwierdzenie to zwykle nie tylko akceptacja samego sprawozdania, ale też rozstrzygnięcie wyniku finansowego i kwestii absolutorium, jeśli jest podejmowane w danej spółce. Nieobecność wspólników, brak podpisów elektronicznych lub niespójność dat potrafią zablokować wysyłkę dokumentów, mimo że sprawozdanie jest już gotowe.
Po zatwierdzeniu dokumenty przekazywane są do Repozytorium Dokumentów Finansowych w KRS, a brak złożenia może uruchomić korespondencję z sądu rejestrowego. Jeżeli organ nie zebrał się w terminie, zatwierdzenie nadal powinno zostać przeprowadzone możliwie szybko, a zaległość nie powinna być pozostawiana bez reakcji.
Jak wygląda zatwierdzenie sprawozdania w praktyce?
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego zaczynamy od upewnienia się, że dokument został sporządzony w wymaganej formie elektronicznej i podpisany przez osoby zobowiązane, zwykle członków zarządu oraz osobę prowadzącą księgi. Dopiero wtedy ma sens planowanie zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, bo uchwała bez gotowego sprawozdania kończy się nerwowym przesuwaniem terminów.
Kolejny etap to zwołanie posiedzenia i przygotowanie projektu uchwał. Poza samym zatwierdzeniem sprawozdania zazwyczaj podejmujemy decyzję o podziale zysku albo pokryciu straty oraz rozstrzygamy kwestie absolutorium, jeśli są przewidziane w danej spółce.
Po podjęciu uchwał pilnujemy spójności dat, podpisów i kompletności plików, bo to właśnie te drobiazgi najczęściej blokują wysyłkę do KRS. Dokumenty trafiają do Repozytorium Dokumentów Finansowych w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, więc data uchwały automatycznie uruchamia licznik.
Gdy termin zostanie przekroczony, zatwierdzenie nadal przeprowadzamy, a dokumenty składamy możliwie szybko, aby ograniczyć ryzyko wezwań z sądu rejestrowego.
Gdzie i jak składa się dokumenty po zatwierdzeniu?
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego składamy dokumenty wyłącznie elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Dla spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców jest to standardowa ścieżka w systemie eKRS, a samo złożenie w RDF jest bezpłatne.
Zanim wyślemy zgłoszenie, kompletujemy pliki, bo system przyjmie tylko to, co zostało poprawnie przygotowane i podpisane. Najczęściej dołączamy e-sprawozdanie oraz uchwałę o jego zatwierdzeniu, a także uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty i pozostałe dokumenty wymagane w danej spółce.
Po stronie terminów liczy się dzień podjęcia uchwały, ponieważ od tej daty biegnie 15-dniowy czas na przekazanie dokumentów do RDF.
Po wysyłce zachowujemy urzędowe potwierdzenie odbioru, bo to ono jest dowodem, że obowiązek został wykonany. Jeśli pojawiają się błędy, najczęściej dotyczą podpisów elektronicznych, niezgodnych dat w uchwałach albo brakującego załącznika, więc warto od razu sprawdzić kompletność przed wysłaniem.
Jak kancelaria DMS Legal może pomóc przy zatwierdzeniu i złożeniu sprawozdania?
Pomagamy przejść przez cały proces od momentu, gdy sprawozdanie jest gotowe, aż do skutecznego złożenia dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zaczynamy od uporządkowania terminów, sprawdzenia kto podpisuje dokumenty oraz czy podpisy elektroniczne są przygotowane, bo to częsta przyczyna zatorów przy wysyłce.
Przygotowujemy pakiet uchwał na zgromadzenie, dopilnowujemy spójności dat i treści oraz kompletności załączników dla konkretnej spółki. W razie spóźnienia układamy działania naprawcze i przejmujemy formalności jako pełnomocnik, również zdalnie.