Wiele firm, które planują odbiór zużytego sprzętu elektronicznego, skupia się przede wszystkim na organizacji logistycznej gdzie stoi sprzęt, kto otworzy magazyn, jak przygotować dostęp do załadunku.
Oto pięć rzeczy, które warto wiedzieć wcześniej.
1. KPO wystawia firma przekazująca sprzęt, nie odbiorca
To najczęstsze nieporozumienie przy pierwszym odbiorze elektroodpadów. Karta Przekazania Odpadu jest wystawiana przez podmiot oddający sprzęt, czyli przez firmę zlecającą odbiór. Odbiorca przyjmuje kartę w systemie BDO i zatwierdza ją dopiero po dotarciu sprzętu do zakładu przetwarzania.
Oznacza to, że firma musi zalogować się do systemu BDO, utworzyć kartę i podać w niej kod odpadu, masę oraz dane podmiotu odbierającego. Kierowca odbierający sprzęt musi mieć potwierdzenie wygenerowanej karty podczas transportu w formie elektronicznej lub papierowej.
Dobra wiadomość jest taka, że profesjonalny odbiorca może pomóc w uzupełnieniu KPO na podstawie danych przekazanych przez firmę. Warto ustalić tę kwestię jeszcze przed dniem odbioru.
2. Nie każda firma ma taki sam obowiązek w BDO
Obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji w systemie BDO i wystawiania KPO nie dotyczy wszystkich podmiotów w jednakowym zakresie. Mikroprzedsiębiorcy spełniający określone warunki mogą przekazywać elektroodpady w trybie uproszczonym, poza systemem BDO.
Przed organizacją odbioru warto ustalić, który tryb dotyczy danej firmy. Błędem jest zakładanie z góry, że skoro firma jest mała, to żadne obowiązki dokumentacyjne jej nie dotyczą i równie dużym błędem jest zakładanie, że zawsze trzeba wystawiać pełną KPO w BDO. Właściwy tryb zależy od konkretnych okoliczności i warto skonsultować go z odbiorcą przed zgłoszeniem.
3. Błędny kod odpadu blokuje zatwierdzenie karty
W Karcie Przekazania Odpadu podaje się kod odpadu z katalogu określonego rozporządzeniem Ministra Klimatu. Dla większości sprzętu biurowego i komputerowego, laptopów, drukarek i serwerów właściwy jest kod 16 02 14. Natomiast dla monitorów czy urządzeń chłodniczych kod 16 02 13*.
Jeśli kod zostanie wpisany błędnie, zakład przetwarzania odrzuci kartę w systemie BDO. Konieczna będzie korekta i ponowne uzgodnienie dokumentacji, co przy większych partiach sprzętu może znacząco opóźnić zamknięcie całego procesu. Warto więc ustalić właściwe kody przed wystawieniem karty, a nie poprawiać je po fakcie.
4. Masa odpadów w KPO musi być jak najbliższa rzeczywistości
Obok kodu odpadu w KPO wpisuje się masę przekazywanych urządzeń wyrażoną w tonach. To drugi element, który najczęściej generuje konieczność korekty firmy podają wartość szacunkową bez wcześniejszego przeliczenia, a odbiorca weryfikuje ją przy załadunku na wadze.
Rozbieżności między masą deklarowaną a rzeczywistą wymagają korekty karty, którą na tym etapie można wprowadzić tylko w zakresie masy i kodu odpadu. Żeby uniknąć opóźnień, przed zgłoszeniem warto zliczyć urządzenia i przemnożyć przez przybliżoną masę jednostkową. Orientacyjnie komputer stacjonarny waży 8–15 kg, monitor LCD 3–8 kg, laptop 2–3 kg, a serwer 10–30 kg.
5. Wcześniejsze przygotowanie listy sprzętu przyspiesza cały proces
Firmy, które przed zgłoszeniem odbioru przygotowują orientacyjną listę urządzeń z liczbą sztuk, przeprowadzają odbiór znacznie sprawniej niż te, które robią to w pośpiechu. Taka lista pozwala odbiorcy sprawnie dobrać kody odpadów, oszacować masę i przygotować dokumentację jeszcze przed przyjazdem na miejsce.
Warto też wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za organizację odbioru po stronie firmy. Rozproszenie informacji między działami to jeden z najczęstszych powodów opóźnień przy większych partiach sprzętu szczególnie gdy odbiór jest organizowany przy okazji przeprowadzki lub modernizacji infrastruktury IT.
Dokumentacja nie musi być problemem
BDO i KPO to tematy, które brzmią formalnie, ale w praktyce nie muszą spędzać snu z powiek. Przy dobrym przygotowaniu i współpracy z doświadczonym odbiorcą cały proces przebiega sprawnie od pierwszego zgłoszenia po zatwierdzenie karty w systemie.
Jeśli chcesz mieć pewność, że dokumentacja przy odbiorze elektroodpadów będzie poprawna, wypełnij formularz zgłoszeniowy na stronie odbioryfirmowe.pl. Konsultant pomoże ustalić właściwy tryb dokumentacji, dobierze kody odpadów i wesprze w przygotowaniu KPO. Bezpłatny odbiór przysługuje firmom z Warszawy i Lublina od 300 kg elektroodpadów.