Wielu przedsiębiorców przygotowujących się do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obawia się, że wdrożenie będzie oznaczało budowę całkowicie nowych procesów i narzędzi. W praktyce jednak wiele firm — zwłaszcza z branż takich jak retail, FMCG czy logistyka — już korzysta z elektronicznej wymiany danych (EDI). To ogromna przewaga, bo EDI może stać się naturalnym fundamentem dla integracji z KSeF i znacząco przyspieszyć cały projekt.
EDI – cyfrowy kręgosłup procesów biznesowych
EDI (Electronic Data Interchange) to technologia umożliwiająca automatyczną wymianę dokumentów biznesowych między systemami informatycznymi firm — takich jak zamówienia, awiza dostaw, potwierdzenia odbioru czy faktury.
Dzięki EDI:
- dane są przesyłane bez udziału człowieka i bez opóźnień,
- procesy są w pełni zautomatyzowane i spójne,
- minimalizowane jest ryzyko błędów i duplikatów,
- dokumenty są dostępne dla kontrahenta praktycznie w czasie rzeczywistym.
Firmy, które od lat pracują w środowisku EDI, mają już zdefiniowane procesy i komplet danych potrzebnych do generowania faktur ustrukturyzowanych, co znacząco ułatwia przejście do KSeF.
Dlaczego EDI przyspiesza wdrożenie KSeF
Wdrożenie KSeF wymaga zbudowania mechanizmu, który tworzy faktury w formacie XML (schemat FA(3)) i przesyła je do systemu Ministerstwa Finansów. Firmy, które już korzystają z EDI, nie muszą zaczynać od zera — ich systemy gromadzą dane w ustandaryzowanym formacie, który można zmapować do wymagań KSeF.
W praktyce oznacza to, że:
- wystawianie faktur w KSeF może odbywać się automatycznie na podstawie istniejących danych EDI,
- system może sam weryfikować kompletność i poprawność danych przed wysyłką,
- czas przygotowania faktury skraca się z dni do minut,
- dział księgowości nie musi zmieniać całej logiki procesów, a jedynie sposób przesyłania dokumentów.
„Firmy, które od lat korzystają z EDI, są w dużo lepszej pozycji startowej w kontekście KSeF. Nie muszą budować wszystkiego od zera – wystarczy, że rozszerzą istniejące strumienie danych o moduł komunikacji z KSeF. Dzięki temu wdrożenie jest szybsze, tańsze i mniej ryzykowne. Co ważne, ten sam model działa też na rynkach zagranicznych, gdzie e-fakturowanie jest już obowiązkowe, np. we Włoszech czy w Arabii Saudyjskiej”
— Adam Świerszcz, Business Development Manager, Infinite IT Solutions
Gotowe rozwiązanie od Infinite IT Solutions
Infinite IT Solutions od lat jest jednym z wiodących operatorów EDI w Europie i wspiera klientów w dostosowaniu ich systemów do wymagań stawianych przez administracje podatkowe. Firma przygotowała gotowe rozwiązanie integrujące EDI z KSeF, które pozwala:
- automatycznie generować faktury ustrukturyzowane z danych EDI,
- przesyłać je do KSeF i odbierać zwrotne komunikaty (UPO, numery KSeF),
- zapewnić zgodność zarówno z polskimi regulacjami, jak i z przepisami obowiązującymi w innych krajach, w których działają klienci Infinite.
Dzięki temu firmy mogą wdrożyć KSeF bez zakłócania bieżących procesów i jednocześnie przygotować się na podobne wymagania na innych rynkach.
Podsumowanie
EDI i KSeF doskonale się uzupełniają — pierwszy porządkuje i automatyzuje dane, drugi wprowadza centralny mechanizm ich przesyłania i walidacji. Firmy, które już korzystają z EDI, mają gotowy fundament do wdrożenia KSeF i nie muszą tworzyć nowych procesów od zera.
Współpraca z doświadczonym integratorem, takim jak Infinite IT Solutions, pozwala przejść cały proces szybko, bezpiecznie i z myślą o przyszłych wymaganiach także poza Polską