KSeF w 2025 roku: Co muszą zrobić przedsiębiorcy?
Kiedy myślisz o e-fakturach, co przychodzi Ci do głowy? Chaos w dotychczasowych procesach, konieczność zmiany przyzwyczajeń, a może pytanie: „Czy to naprawdę konieczne?” Rok 2026 przyniesie przełomowe zmiany w polskiej księgowości – wtedy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Co muszą zrobić przedsiębiorcy już teraz, aby być gotowym na nadchodzące zmiany?
KSeF – nowy standard obsługi faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system wprowadzający nowe standardy wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur. Dokumenty będą musiały być przesyłane w ustrukturyzowanym formacie XML bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Tam będą przechowywane przez 10 lat, eliminując konieczność prowadzenia własnych archiwów.
- Wielu osobom zmiany mogą wydawać się skomplikowane, ale warto spojrzeć na nie z innej perspektywy. KSeF może przynieść szereg korzyści, takich jak automatyzacja procesów księgowych, szybszy obieg dokumentów czy większa przejrzystość w relacjach z kontrahentami – tłumaczy Zyta Rabka, Product Marketing Manager w SaldeoSMART.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Droga do obowiązkowego KSeF rozpoczęła się kilka lat temu. W styczniu 2022 roku system został wprowadzony na zasadzie dobrowolności, by umożliwić firmom przetestowanie rozwiązania. Aktualny harmonogram wdrożenia przewiduje:
- 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (obroty powyżej 200 mln zł w 2025 r.),
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników,
- 1 października 2026 r. – dla mikroprzedsiębiorców, którzy zyskają dodatkowy okres przejściowy od kwietnia do września 2026 r.
Od tych dat każda faktura będzie musiała przejść przez KSeF, co wymusi dostosowanie procesów księgowych w każdej firmie.
Jak zmieni się codzienna praca z fakturami?
Korzystanie z KSeF oznacza rewolucję w pracy z dokumentami księgowymi. Wszystkie faktury będą musiały spełniać ściśle określone standardy, a wszelkie błędy należy korygować poprzez wystawienie odpowiednich dokumentów korygujących.
Eliminacja tradycyjnych archiwów na rzecz centralnego przechowywania faktur w KSeF uprości zarządzanie dokumentacją, zmniejszy ryzyko utraty danych i ułatwi współpracę z kontrahentami oraz administracją podatkową.
Jednakże nowe wymogi wiążą się także z koniecznością dokładnego przestrzegania procedur i inwestycji w odpowiednie narzędzia technologiczne.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Chociaż KSeF będzie obowiązkowy dopiero w 2026 roku, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wdrożenie nowego systemu wymaga czasu – na poznanie zasad, dostosowanie oprogramowania oraz analizę i uproszczenie obecnych procesów.
- Firmy, które już teraz zaczną korzystać z KSeF, unikną stresu związanego z wprowadzaniem zmian tuż przed terminem i zyskają czas na przetestowanie rozwiązań – podkreśla Zyta Rabka z SaldeoSMART.
Jak się przygotować?
Przygotowanie do pracy z KSeF wymaga kilku kluczowych kroków:
- Inwestycja w odpowiednie oprogramowanieOprogramowanie zgodne z wymaganiami KSeF to podstawa. Ważne, by było kompatybilne z obecnymi systemami księgowymi i ERP (Enterprise Resource Planning). Taka integracja uprości przesyłanie faktur i usprawni zarządzanie dokumentacją.
- Szkolenie zespołuPracownicy odpowiedzialni za księgowość powinni przejść szkolenia dotyczące obsługi KSeF, zasad ewidencjonowania dokumentów oraz wprowadzania poprawek. Wiedza ta jest niezbędna do codziennego funkcjonowania firmy w nowym systemie.
- Dostosowanie procedurWdrożenie KSeF wymaga zmian w obiegu dokumentów. Jeśli firma korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego, konieczne będzie ustalenie zakresu odpowiedzialności oraz przyznanie odpowiednich uprawnień do obsługi systemu.
- Unikanie opóźnień i zaniedbańOdkładanie przygotowań może prowadzić do błędów w fakturowaniu, niezgodności z przepisami oraz opóźnień w przesyłaniu dokumentów. Takie problemy mogą skutkować karami administracyjnymi i wpłynąć na płynność finansową firmy.
- Problemy z wystawianiem faktur mogą powodować opóźnienia w płatnościach, co wpłynie na zarządzanie przepływami finansowymi – zauważa ekspertka z SaldeoSMART.
Czy KSeF to rewolucja, na którą warto czekać?
Wprowadzenie KSeF nie jest wyłącznie kolejnym obowiązkiem, ale także szansą na unowocześnienie procesów księgowych i dostosowanie się do cyfrowych standardów, które stają się normą na świecie.
- Praca z KSeF to nie tylko obowiązek, ale również okazja do usprawnienia obiegu dokumentów i lepszego przygotowania firmy na przyszłość – podsumowuje Zyta Rabka.
Choć początkowo zmiany mogą wydawać się trudne, korzyści takie jak uproszczenie procesów, minimalizacja zużycia papieru czy lepsza kontrola finansów przewyższą wysiłki związane z ich wdrożeniem. Im szybciej przedsiębiorcy odkryją możliwości systemu, tym lepiej.
