Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza rewolucję w sposobie zarządzania obiegiem dokumentów w firmach działających w Polsce. Cyfryzacja fakturowania i obowiązkowe przesyłanie dokumentów do centralnego systemu zarządzanego przez administrację skarbową to krok milowy w kierunku transparentności, usprawnienia procesów rozliczeniowych oraz ograniczenia wyłudzeń podatku VAT. Jednak wraz z nowymi możliwościami pojawiają się pytania o bezpieczeństwo danych: jak chronione są informacje przesyłane do KSeF? Które aspekty systemu są najbardziej wrażliwe na naruszenia? Jakie narzędzia i procedury powinien stosować nowoczesny program do wystawiania faktur z KSeF?
KSeF i programy fakturowe – nowe realia prawne i technologiczne
Cyfrowe fakturowanie w ramach KSeF staje się obowiązkowe, a każdy podmiot gospodarczy musi dostosować się do nowych wymogów. Wdrożenie odpowiednich narzędzi i procedur to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale też gwarancja bezpiecznego przesyłania danych.
W praktyce oznacza to konieczność korzystania z dedykowanych rozwiązań, takich jak Program do wystawiania faktur z KSeF, który wspiera nie tylko proces wystawiania dokumentów zgodnych z wymogami KSeF, ale także zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych.
Rodzaje danych przetwarzanych w KSeF i ryzyko ich naruszenia
W systemie KSeF przetwarzane są dane wrażliwe i poufne, takie jak dane kontrahentów, NIP, kwoty, daty transakcji, opisy towarów i usług oraz numery rachunków bankowych. Ich niewłaściwe przetwarzanie lub ujawnienie może prowadzić do kradzieży tożsamości firm lub osób, podszywania się pod kontrahentów, wyłudzeń finansowych lub naruszenia przepisów RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.
Dlatego tak istotne jest, aby systemy fakturowe wykorzystywały mechanizmy szyfrowania, autoryzacji oraz miały wdrożone rygorystyczne polityki dostępu.
Uprawnienia i kontrola dostępu – kto ma wgląd do faktur?
Dostęp do faktura KSeF regulowany jest przez nadane uprawnienia. Administrator firmy może nadać dostęp księgowym, pracownikom działu sprzedaży lub partnerom zewnętrznym. Tu pojawia się istotna rola programów do faktur, które muszą umożliwiać zarządzanie rolami i uprawnieniami, audytowanie działań (w tym informacji, kto i kiedy co zrobił), a także automatyczne logowanie i śledzenie sesji.
Integracja z biurem rachunkowym – wygoda i bezpieczeństwo
Rozwiązania takie jak Faktura.pl od lat oferują możliwość współpracy z księgowymi. Dzięki integracji z KSeF proces staje się jeszcze bardziej przejrzysty. Użytkownik może wystawić fakturę, przekazać ją do KSeF, a następnie udostępnić księgowej do rozliczeń.
Cały proces odbywa się bez konieczności przesyłania plików mailem czy korzystania z zewnętrznych nośników danych, co minimalizuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa.
Weryfikacja kontrahenta i eliminacja nadużyć
Wbudowane funkcje weryfikacji NIP, konta bankowego czy statusu VAT kontrahenta pomagają zapobiegać nadużyciom i nieautoryzowanym transakcjom. Weryfikacja partnera handlowego przed przesłaniem faktury do KSeF ogranicza ryzyko wystawienia fałszywej faktury, współpracy z nieistniejącym podmiotem lub konsekwencji podatkowych.
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo w KSeF – kto za co odpowiada?
Ministerstwo Finansów jako operator systemu KSeF odpowiada za bezpieczeństwo systemu centralnego, ochronę danych na poziomie serwera oraz nadawanie i obsługę certyfikatów.
Natomiast odpowiedzialność za poprawne wystawienie faktury, zabezpieczenie danych po stronie użytkownika oraz wybór bezpiecznego programu do faktur spoczywa na firmie.
Zgodność z przepisami
Dobry program powinien być regularnie audytowany i zgodny z normami takimi jak RODO, ustawa o rachunkowości oraz wymogi Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF.
Bezpieczeństwo danych w firmie to nie tylko technologia, ale również kompetencje zespołu. Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa cyfrowego, korzystania z KSeF i rozpoznawania zagrożeń stanowią kluczowy element strategii zabezpieczeń.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Cyfryzacja fakturowania niesie ze sobą wiele korzyści, ale też wyzwań. Dlatego warto korzystać z rozwiązań sprawdzonych, które nie tylko umożliwiają sprawne wystawianie i przesyłanie dokumentów, ale przede wszystkim dbają o najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.