Zatrudnienie pierwszego pracownika to moment, w którym firma przestaje być „tylko Twoja”. Pojawia się druga osoba, a razem z nią kilkanaście obowiązków, o których większość przedsiębiorców dowiaduje się w złej kolejności – najczęściej po fakcie. Ta checklista układa je w kolejności, w jakiej faktycznie występują.
Zanim pracownik przyjdzie do pracy
1. Ustal formę zatrudnienia – uczciwie
Umowa o pracę, zlecenie czy B2B? Wybór nie jest dowolny. Jeśli praca ma być wykonywana w wyznaczonym miejscu i czasie, pod Twoim kierownictwem, a osoba nie ponosi ryzyka gospodarczego – to jest stosunek pracy (art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy), niezależnie od tego, co napiszesz na dokumencie.
Podpisanie zlecenia lub B2B „dla oszczędności” w takiej sytuacji to nie optymalizacja, tylko ryzyko: ustalenie stosunku pracy przez sąd oznacza zaległe składki, zaległy podatek, wyrównanie urlopów – z odsetkami.
2. Skieruj na badania wstępne
Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań. Skierowanie wystawia pracodawca, badanie wykonuje lekarz medycyny pracy, koszt ponosi pracodawca.
Kolejność ma znaczenie: orzeczenie musi być przed pierwszym dniem pracy, nie „w pierwszym tygodniu”.
3. Przygotuj umowę – na piśmie, przed dopuszczeniem do pracy
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta na piśmie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków.
Umowa musi zawierać m.in.: strony, rodzaj umowy, datę zawarcia, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy. Przy umowie na okres próbny i na czas określony – dodatkowe elementy wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy (m.in. przyczyna wypowiedzenia umowy terminowej musi być wskazana).
4. Przeprowadź szkolenie BHP
Szkolenie wstępne (instruktaż ogólny + instruktaż stanowiskowy) odbywa się przed dopuszczeniem do pracy. Kartę szkolenia wpina się do akt osobowych.
Pracodawca musi też przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego na stanowisku i zapoznać z nią pracownika – to obowiązek, o którym w małych firmach zapomina się najczęściej.
W dniu rozpoczęcia pracy i w ciągu pierwszych 7 dni
5. Zgłoś pracownika do ZUS – masz 7 dni
Formularz ZUS ZUA (pełne ubezpieczenia) lub ZUS ZZA (tylko zdrowotne, np. przy zleceniu ze studentem) należy złożyć w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.
Jeśli sam wcześniej nie byłeś płatnikiem składek za inne osoby, musisz też zarejestrować się jako płatnik (ZUS ZPA / ZUS ZFA – w zależności od formy prawnej).
6. Załóż akta osobowe
Dokumentację prowadzi się w podziale na części:
- A – dokumenty z rekrutacji (kwestionariusz, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje),
- B – dokumenty z przebiegu zatrudnienia (umowa, aneksy, orzeczenia lekarskie, szkolenia BHP, oświadczenia),
- C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
- D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej,
- E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości (jeśli firma ją prowadzi).
Dokumentację pracowniczą przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (dla zatrudnionych od 2019 r.).
7. Przekaż informację o warunkach zatrudnienia
W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy pracownik musi otrzymać rozbudowaną informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP) – obejmującą m.in. normy czasu pracy, zasady dotyczące nadgodzin, przerw, urlopu, wypowiedzenia, szkoleń oraz nazwę instytucji ubezpieczeniowej.
To dokument, o którym mało kto wie, a jego brak jest jednym z częstszych ustaleń pokontrolnych.
W ciągu pierwszych tygodni
8. Uruchom ewidencję czasu pracy
Od pierwszego dnia. Ewidencja musi zawierać rzeczywiste godziny pracy, nadgodziny, dyżury, urlopy i nieobecności. Lista obecności to nie to samo co ewidencja.
9. Zajmij się PPK
Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Musisz zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu pracownika (chyba że złoży rezygnację).
Ważne: nie wolno nakłaniać pracownika do rezygnacji z PPK. To wykroczenie zagrożone grzywną.
10. Uporządkuj RODO
Zatrudniając pracownika, przetwarzasz jego dane osobowe. Potrzebujesz:
- klauzuli informacyjnej dla pracownika,
- upoważnień do przetwarzania danych (jeśli ktoś w firmie ma dostęp do akt),
- ewidencji upoważnień,
- zgody na przetwarzanie danych wykraczających poza katalog z Kodeksu pracy (np. wizerunek na stronie firmowej).
11. Ustal regulaminy – jeśli musisz
Regulamin pracy i regulamin wynagradzania są obowiązkowe co do zasady przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników (przy 20–49 – na wniosek zakładowej organizacji związkowej). Przy pierwszym pracowniku ich nie potrzebujesz, ale warto od razu spisać podstawowe zasady – zaoszczędzi to sporo sporów później.
Co dalej – i czego nikt Ci nie powie?
Pierwszy pracownik oznacza również, że co miesiąc musisz: naliczyć wynagrodzenie, przygotować listę płac, złożyć deklaracje ZUS (DRA i raporty imienne), przekazać zaliczkę na PIT, obsłużyć zwolnienia lekarskie i urlopy, a raz w roku – wystawić PIT-11.
To kilka godzin miesięcznie i stała konieczność śledzenia zmian w przepisach, które w Polsce potrafią wejść w życie w środku roku. Dla większości mikrofirm przekazanie tego obszaru na zewnątrz jest po prostu tańsze niż nauka na własnych błędach – i dlatego obsługa kadrowo-płacowa dla małych firm zwykle zwraca się już przy drugim lub trzecim pracowniku.
Niezależnie od tego, czy zrobisz to sam, czy zlecisz na zewnątrz – zrób to od razu porządnie. Naprawianie zaniedbanych akt osobowych po trzech latach jest znacznie droższe niż założenie ich prawidłowo w pierwszym tygodniu. To zresztą pierwsza rzecz, którą sprawdza każde biuro rachunkowe przejmujące kadry i płace po poprzedniku.